9 funkcija sistema za upravljanje smeštajem koje vam pomažu da izaberete pravi

Kada govorimo o funkcijama sistem za upravljanje hotelom (PMS) sistema, treba uzeti u obzir nekoliko stvari. 

Dobar PMS je podjednako važan kao i odličan tim koji upravlja vašim poslovanjem. 

Ključan je za upravljanje rezervacijama, prijavama gostiju, zadacima domaćinstva, kao i za optimizaciju aktivnosti koje generišu prihod i cene soba. 

San svakog hotelijera je da unapredi svaki deo svog radnog procesa, učini svoj tim efikasnijim i poveća prihod. 

Kada znate koje su vam funkcije zaista potrebne, možete tehnologiju iskoristiti sebi u korist.

U ovom članku navešćemo neke ključne funkcije koje će vam pomoći da razumete šta vaš softver treba da sadrži kako biste izabrali pravi PMS za svoje poslovanje.

Krenimo!

Kako PMS sistem može pomoći vašem poslovanju?

Sistem za upravljanje smeštajem (PMS) je softver koji vam pomaže da organizujete, planirate i upravljate svakodnevnim zadacima vašeg smeštajnog objekta. 

U zavisnosti od softvera, može obuhvatati rezervacije, poslove recepcije i pozadinskih procesa, upravljanje kanalima prodaje i prihodima, komunikaciju sa gostima, održavanje, domaćinstvo i još mnogo toga.

Iako se PMS softver tradicionalno koristio u hotelima, danas ga koriste različite vrste smeštajnih objekata, uključujući:

• Hoteli
• Hosteli
• Apartmane
• Vile
• Kuće za odmor i objekte za iznajmljivanje
• Stalne i stambene objekte
• Studentski smeštaj, itd.

Vaše softverske potrebe zavise od vrste objekta kojim upravljate. 

Mnogi PMS sistemi omogućavaju vam da izaberete module i funkcije koje najbolje odgovaraju veličini i tipu vašeg objekta.

Pitanje je: Koji su moduli i funkcije najbolji za vas?

Pogledajmo detaljnije ključne karakteristike i funkcije sistema za upravljanje smeštajem.

9 funkcija dobrog sistema za upravljanje smeštajem

1. Upravljanje rezervacijama

Upravljanje rezervacijama je ključni deo sistema za upravljanje hotelom (PMS), jer izbegavanje preklapanja rezervacija je od suštinske važnosti za nesmetano poslovanje. 

Dobar sistem za upravljanje hotelom (PMS) omogućava vam da rezervacije gostiju obrađujete onlajn. 

Trebalo bi da bez problema obrađujete onlajn rezervacije, pratite detalje rezervacija i posebne zahteve, kao i da proveravate dostupnost soba.

Prilikom izbora PMS-a, odaberite onaj koji: 

• Omogućava vam da automatizujete zadatke i upravljate rezervacijama sa bilo kog uređaja, jer su savremeni hotelski menadžeri često na putu. 
• Nudi vam odličan dizajn, tako da lako pregledate i pretražujete rezervacije po različitim kriterijumima i ne propuštate nijedan detalj. 
• Za grupne rezervacije, proverite da li sistem može da izađe na kraj sa velikim grupama, uključujući blokove soba, slanje linkova za rezervaciju i efikasno upravljanje podacima o naplati.

Savet stručnjaka:

Uz OTA Sync upravljanje smeštajnim objektom, možete jednostavno da upravljate svakodnevnim poslovanjem sa jednog mesta.

Naša tabla za više objekata vam omogućava da lako upravljate sa više objekata sa jedne centralizovane table.

Bilo da vodite hotele, hostele, vile, apartmane za iznajmljivanje ili druge objekte, tabla prikazuje sve vaše objekte i dodatne informacije o rezervacijama.

2. Sistem za onlajn rezervacije

Odabir PMS softvera sa sistemom za rezervacije koji ne naplaćuje proviziju može biti ključan za rast vašeg hotela. 

On pojednostavljuje proces rezervisanja i pomaže vam da privučete više direktnih rezervacija i smanjite zavisnost od OTA platformi. 

Ovo hotelima daje veću kontrolu nad inventarom i cenama.

Pored toga, olakšava rezervisanje, smanjuje zavisnost od onlajn turističkih agencija (OTA) i povećava prihod izbegavanjem provizija za posrednike.

Uz PMS koji uključuje sistem za rezervacije, briga o integraciji svedena je na minimum. 

Vodite računa da se sistem za rezervacije neometano integriše sa vašim sajtom i društvenim mrežama, uz prioritet na brzo učitavanje i jednostavno korišćenje, posebno na mobilnim uređajima.

Savet stručnjaka:

Uz OTA Sync sistem za rezervacije, omogućavate gostima da vide dostupnost i cene u realnom vremenu, zajedno sa posebnim ponudama, čime povećavate broj direktnih rezervacija na vašem sajtu.

Samo ga povežite sa svojim sajtom, podesite ponudu i informacije koje želite da prikažete, i spremni ste za rad.

3. Upravljanje kanalima prodaje

Odlična PMS funkcija koja može da unapredi vaše poslovanje omogućava vam da delite svoj inventar preko onlajn kanala prodaje i sinhronizujete informacije sa svojim PMS-om u realnom vremenu. 

Menadžer kanala prodaje vam pomaže da povećate svoju onlajn vidljivost i ostvarite više rezervacija i profit. 

Bilo da treba da ažurirate dostupnost ili promenite cene, sve to možete uraditi u svom PMS-u, a promene će se automatski ažurirati na svim rezervacionim kanalima. 

Ono što je odlično jeste da nove online rezervacije stižu direktno u vaš PMS, tako da uvek imate potpunu kontrolu nad popunjenošću i možete brzo reagovati kada je to potrebno. 

Trebalo bi da tražite menadžer kanala sa snažnim dvosmernim povezivanjem sa vodećim online turističkim agencijama (OTA), kao što su Airbnb, Booking, Expedia, GDS provajderi i drugi.

Savet stručnjaka:

Sa OTA Sync channel managera možete lako da upravljate svim svojim oglasima sa jednog mesta.

Samo povežite i sinhronizujte svoje OTA kanale i spremni ste za rad.

4. Obrada plaćanja

Ako PMS koji razmatrate nema procesor plaćanja ili platni gejtvej koji prihvata razne kreditne kartice ili se integriše sa POS sistemom, moraćete ručno da obrađujete plaćanja. 

To podrazumeva zadatke poput izveštavanja, usaglašavanja i upravljanja povraćajima sredstava, a sve to povećava rizik od grešaka kada se radi ručno, kao i broj zadataka kojima morate da se bavite.

Integrisani procesor plaćanja u okviru vašeg PMS-a može da vam pomogne da pojednostavite plaćanja gostiju i računovodstvo, uz istovremeno obezbeđivanje preciznijih izveštaja. 

Pomoći će vam da uklonite nepotrebne zadatke kako biste se mogli fokusirati na ono u čemu ste najbolji, vođenje svog poslovanja i unapređenje usluge za goste.

Savet stručnjaka:

Uz OTA Payments, potpuno integrisan platni gejtvej, plaćanja možete automatski obraditi trenutno, jednim klikom.

Kada vaši budući gosti naprave rezervaciju, mogu jednostavno i pouzdano da plate troškove smeštaja i druge naknade, poput taksi i dodatnih usluga.

5. Upravljanje domaćinstvom i održavanjem

Kada sistem za upravljanje smeštajem uključuje funkciju domaćinstva, zadaci poput dodeljivanja čišćenja soba pravom osoblju i ažuriranja statusa sobe postaju mnogo lakši. 

Izveštaj o domaćinstvu je deo ove funkcionalnosti. 

On obezbeđuje da hotelske sobe imaju dovoljnu zalihu toaletnih potrepština, sapuna, šampona i čistih peškira. 

Ova funkcija omogućava osoblju za domaćinstvo da efikasno upravlja statusom soba i obezbedi da gosti imaju sve neophodne kupatilske potrepštine.

Uz OTA Sync PMS, možete dodeliti zaposlenima da čiste određene sobe. 

Jednostavno napravite izveštaj o održavanju sa svime što treba promeniti ili očistiti, a zatim ga lako odštampajte i predajte svom osoblju za domaćinstvo. 

Kada završe zadatke, možete ažurirati status soba, čime se pojednostavljuje prijava gostiju.

6. Upravljanje gostima

Prilagođena usluga ima ključnu ulogu u izgradnji lojalnosti gostiju u hotelijerskoj industriji. 

Profili gostiju i alati za angažovanje mogu vam pomoći da prilagodite svoje usluge kako bi zadovoljili preferencije i potrebe svakog gosta, osiguravajući da se svaki gost oseća cenjeno i poštovano. Ovakav personalizovan pristup unapređuje ukupan doživljaj gostiju i povećava verovatnoću ponovnih rezervacija i pozitivnih utisaka.

Odaberite rešenje koje nudi funkciju razmene poruka i mogućnosti unapređenja prodaje (upsell) kako biste pojednostavili ovaj proces, pružili izuzetnu korisničku uslugu i povećali prihod kroz nadogradnje i dodatne usluge.

Pružanjem personalizovane usluge, možete izgraditi osećaj lojalnosti i pripadnosti kod gostiju, što dovodi do veće lojalnosti kupaca i pozitivnih preporuka od usta do usta.

Savet stručnjaka: Uz OTA Sync, možete pružati personalizovane usluge svojim gostima, optimizovati cene ponude i privući ih dodatnim uslugama, uz istovremeno povećanje prihoda vašeg hotela.

Da bi sve bilo jednostavnije, možete im poslati i potvrdu rezervacije ili fakturu direktno iz aplikacije.

7. Upravljanje prihodima

Upravljanje prihodima je jedna od najvažnijih funkcija, jer nijedan hotel niti bilo koji biznis ne može da opstane bez zarade. 

Dobar PMS bi trebalo da pojednostavi upravljanje prihodima tako što će vam pomoći da ostvarite direktne rezervacije i povećate profit smanjenjem troškova. 

Potražite funkcije izveštavanja koje vam omogućavaju da vidite i analizirate da li je vaša strategija efikasna.

Uz mogućnost pregleda i analize rezultata, lako možete prilagoditi svoju strategiju prihoda po potrebi. 

Ovo uključuje upravljanje grupnim cenama, paket ponudama i prilagođenim cenama.

8. Izveštavanje i analitika

Izveštaji su ključni element svakog sistema za upravljanje smeštajem. 

Oni pružaju vredne podatke za unapređenje performansi vašeg objekta i pomažu vam da donosite pametne odluke.

Vaš PMS čuva detalje rezervacija, cenei podatke o popunjenosti, što olakšava generisanje izveštaja.

Ovi izveštaji obuhvataju različite aspekte poslovanja hotela, od prihoda i popunjenosti do zadovoljstva gostiju i operativne efikasnosti, pružajući vam kompletan uvid u vaše rezultate.

Izaberite alat koji olakšava upravljanje podacima i izveštavanje, jednostavne i omogućava vam da prilagodite izveštaje i pristupite podacima u realnom vremenu. 

Uz PMS baziran na oblaku, lako pristupate ovim podacima, reagujete na promene tražnje, prilagođavate strategije i optimizujete poslovanje kako biste povećali prihod i efikasnost.

Proverite da li vam sistem omogućava postavljanje ciljnih pokazatelja kako biste pratili napredak ka poslovnim ciljevima.

Savet stručnjaka:

Zamislite da oglašavate svoje objekte putem OTA kanala poput Airbnb-a, Booking-a i drugih.

Uz OTA Sync statistiku, lako pratite svoje rezultate u realnom vremenu, kreirate izveštaje i saznajete koji kanal vam donosi najviše rezervacija i prihoda.

Takođe možete analizirati performanse iz meseca u mesec i saznati iz kojih zemalja dolazi najviše vaših gostiju.

Na osnovu ovih saznanja možete prilagoditi svoje strategije i pokrenuti oglase u tim zemljama kako biste maksimizovali broj rezervacija.

9. Mogućnosti integracije

Efikasna komunikacija sa drugim hotelskim sistemima i aplikacijama trećih strana je ključna za poboljšanje efikasnosti radnog procesa. 

Moderan PMS vam omogućava da se povežete sa različitim sistemima, poput POS (Point of Sale), CRM (Customer Relationship Management) i platformi za upravljanje kanalima prodaje.

Uverite se da vaš PMS poseduje brojne funkcije i interfejs jednostavan za korišćenje, jer to može značajno unaprediti operativnu efikasnost i zadovoljstvo gostiju u modernim hotelima.

Savet stručnjaka:

Možete integrisati OTA Sync sa različitim platformama jednostavno i upravljati podacima ili funkcijama koje su vašim gostima potrebne direktno iz aplikacije.

Samo izaberite da prilagodite naše ugrađene vidžete ili koristite naš API da razvijete sopstveno rešenje.

Izaberite najbolji sistem za upravljanje smeštajem

Odabir najbolji sistem za upravljanje smeštajem za vaše potrebe može biti ključan korak u vođenju vašeg hotelskog poslovanja.

Nisu svi softveri za upravljanje smeštajem isti. 

Ako i dalje niste sigurni koji PMS da izaberete, pogledajte ovaj članak o 7 najboljih hotelskih POS sistema koji će vam pomoći da izaberete savršeno rešenje za svoje poslovanje. 

Moderni sistemi objedinjuju mnoge funkcije u jedan softver kako bi upravljanje gostima i hotelom bilo lakše i jednostavnije.

Upravo iz tog razloga je nastao OTA Sync, kako bi hotelijerima i menadžerima iznajmljivanja pružio sve što im je potrebno za njihov objekat na jednom mestu.

Osim što vam pruža sve ove funkcije, OTA Sync vam pomaže da:

• Obavljate napredne operacije sa fakturama i delite ih ili spajate po stavci, sobi, gostu, iznosu i slično.
• Jednostavno podesite različite poreze, prilagođene različitim tržištima kako biste izbegli pravne sporove.
• Obavljate fiskalizaciju i automatizujete komunikaciju sa digitalnim fiskalnim uređajima i poreskom upravom.
• Proverite kasu na početku i na kraju svakog dana kako biste videli prihode, uplate, isplate i slično.

Spremni ste da isprobate naš besplatni probni nalog pre nego što donesete odluku?

Prijavite se za besplatan probni period od 14 dana i otkrijte kako vam OTA Sync već danas može pomoći da automatizujete poslovanje vašeg hotela ili objekta za iznajmljivanje!