Hotelski POS sistem – sve što treba da znate

Kompanije u ugostiteljstvu moraju da se prilagođavaju kako bi ostale konkurentne i ispunile zahteve gostiju. 

Moćan i efikasan hotelski POS sistem je ključan za postizanje ovog cilja. 

Ako razmišljate o ulaganju u njega ili samo želite da saznate više o funkcijama i prednostima korišćenja, tu smo za vas.

Nastavite sa čitanjem da saznate više o hotelskom POS sistemu i o načinima na koje može da automatizuje vaše poslovanje.

Šta je hotelski POS sistem?

Hotelski POS sistem (sistem za naplatu) je softver koji pojednostavljuje i upravlja transakcijama u hotelima i drugim ugostiteljskim objektima, kao što su restorani, kafići, barovi i suvenirnice. 

Omogućava vam da upravlja zalihama, obrađuje porudžbine gostiju i prati prodaju i prihod. 

Osim toga, upravlja rezervacijama gostiju, i drugim aspektima hotelskog poslovanja. 

Na primer, ako je gost rezervisao neku od usluga ili sadržaja vašeg hotela, POS sistem će automatski dodati svaku kupovinu na konačni račun.

Tako gost može da plati sve naplaćene usluge prilikom odjave.

Pored toga, POS sistem može da pruži vredan uvid u obrasce prodaje i preferencije gostiju, čime se povećava vaš prihod.

8 ključnih prednosti hotelskih POS sistema

✨ Veća efikasnost – Gosti mogu brzo i lako da naruče, a vaše osoblje može efikasnije da obradi porudžbine. 

Rezultat? Kraće vreme čekanja i bolje korisničko iskustvo u celini.

✨ Tačne porudžbine –  Hotelski POS sistemi pomažu u eliminisanju ljudske greške prilikom unosa porudžbina, što rezultira tačnijim porudžbinama i zadovoljnijim gostima.

✨ Upravljanje zalihama – Pomaže vam da pratite nivo zaliha, nadzirete stanje na skladištu i automatizujete proces naručivanja kako restoran ili prodavnica nikada ne bi ostali bez popularnih artikala.

✨Izveštavanje i analitika – Omogućava vam da generišete izveštaje o prodaji, zalihama i troškovima radne snage, što vam pomaže da donosite informisane odluke o rasporedu osoblja i cenama.

✨ Brža plaćanja – Gosti mogu jednostavno da plate svoje narudžbine koristeći različite metode plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i drugo.

✨ Povećana bezbednost – POS sistemi pomažu u sprečavanju prevara i krađa praćenjem plaćanja i nadzorom nad tokom gotovine.

✨ Sinhronizacija u realnom vremenu – Sinhronizuje podatke u realnom vremenu na više uređaja, tako da svo osoblje ima pristup istim informacijama. 

✨Mogućnosti unapređenja prodaje – Omogućava vam da istaknete dodatne proizvode ili usluge koje bi goste mogle da zanimaju, što dovodi do većeg prihoda i boljeg korisničkog iskustva.

Osnovna klasifikacija POS sistema

Iako postoji više načina za podelu i kategorizaciju POS sistema, svi se svrstavaju u dve glavne kategorije: tradicionalni sistemi, poznati i kao zastareli ili lokalni (on-premise) POS sistemi, i sistemi zasnovani na oblaku.

Tradicionalni POS sistemi čuvaju podatke na lokalnom serveru, zahtevaju znatna ulaganja i nisu dovoljno fleksibilni za ažuriranje novim funkcijama. 

S druge strane, sistemi zasnovani na oblaku koriste cloud tehnologiju za skladištenje i obradu podataka, pa im možete pristupiti sa bilo kog mesta uz internet konekciju.

Osim toga, isplativiji su jer ne morate da ulažete u skup hardver. 

5 tipova POS sistema prema funkcionalnostima

U zavisnosti od njihove funkcionalnosti, POS sistemi se mogu svrstati i u sledeće kategorije:

• Osnovni POS sistemi – Namenjeni su malim preduzećima i nude funkcije poput upravljanja zalihama, praćenja prodaje i osnovnog izveštavanja.

Na primer, omogućavaju menadžerima hotela da upravljaju stolovima i prate koji stolovi su zauzeti i koliko dugo.

• Enterprise POS sistemi –  Nude napredne funkcije izveštavanja i analitike i podržavaju više vrsta plaćanja i valuta, kao i višejezičnu podršku.

Ako hotel ima više restorana, barova ili drugih ugostiteljskih objekata, može koristiti ovaj tip POS sistema da upravljajte svima njima sa jedne jedinstvene platforme, uključujući upravljanje menijem, obradu narudžbina i ostalo

• Integrisani POS sistemi – Omogućavaju integraciju sa drugim poslovnim softverskim aplikacijama, poput knjigovodstvenih ili CRM rešenja, pružajući sveobuhvatniji uvid u poslovanje.

Na primer, ako gost naruči određenu vrstu vina, hotel može tu informaciju iskoristiti da mu ubuduće preporuči slična vina.

• Mobilni POS sistemi – Omogućavaju obavljanje transakcija na mobilnim uređajima, poput tableta i pametnih telefona.

Recimo da su vaši gosti pored bazena i žele piće. 

Zahvaljujući mobilnom POS-u, ne moraju da idu do restorana ili bara, jer osoblje može primiti narudžbinu i obrađujete plaćanja odmah na licu mesta.

• Kiosci za samouslugu – Omogućavaju gostima da sami naruče i plate svoju kupovinu bez pomoći kasira.

Osim toga, možete ih koristiti za prijavu i odjavu gostiju, čime im omogućavate da zaobiđu recepciju i samostalno obave ove procese. 

Takođe ih možete postaviti na prometnim mestima, poput hotelskih lobija, i prikazivati informativni sadržaj, poput mapa, hotelskih sadržaja ili rasporeda događaja. 

9 ključnih funkcija koje mora imati POS sistem za hotele

S obzirom na to da POS sistemi dolaze u različitim oblicima i veličinama, važno je da proverite koje funkcije i mogućnosti su vam zaista potrebne u hotelu.

Pored osnovnih funkcija, poput naplate i fakturisanja, postoje i dodatne funkcije na koje treba obratiti pažnju.

1. Jednostavna implementacija i upotreba 

Suština korišćenja POS sistema jeste automatizacija određenih zadataka i procesa. Zato vaš POS sistem treba da bude lak za implementaciju, kako obuka osoblja ne bi trajala predugo. 

Osim toga, trebalo bi da bude intuitivan i jednostavan za korišćenje, kako bi ga vaše osoblje i gosti lako koristili.

2. Upravljanje zalihama

Dobar POS sistem treba da vam omogući da pratite stanje zaliha za stavke menija i druge proizvode, čime se olakšava ponovno naručivanje i dopunjavanje zaliha kada je to potrebno.

Na taj način ćete izbeći da vam ponestane nekog proizvoda.

3. Obrada plaćanja

POS sistem treba da podržava razne načine plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i poklon kartice.

Napredniji POS sistemi vam takođe omogućavaju da upravljate računima i delite ih. 

Ova funkcija je izuzetno korisna kada grupa gostiju koja zajedno večera želi da podeli račun, ili kada dve osobe dele sobu, ali jedna od njih odjavljuje ranije i želi da plati samo svoj deo.

? Savet profesionalca:

OTA Payments je potpuno integrisan platni gejtvej koji uz pomoć automatizacije obrađuje transakcije trenutno, jednim klikom. 

Povezuje se sa svim glavnim platnim gateway-ima, omogućavajući vam da prihvatate onlajn plaćanja gostiju u više valuta i kroz razne kanale, uključujući onlajn, u objektu ili putem mobilnog telefona.

4. Bezbednosne mere

S obzirom na to da POS sistem rukuje veoma osetljivim podacima o gostima, svakako treba da obratite pažnju na njegovu bezbednosnih mera kako biste izbegli rizik od prevare, krađe i sličnih problema. 

Zato proverite mogućnosti autentifikacije, enkripcije i redovnih ažuriranja softvera.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC je usklađen sa PCI DSS i PSD2 standardima i štiti vaše poslovanje od prevara sa platnim karticama uz 3D Secure autentifikaciju za sve onlajn transakcije.

Osim toga, 256-bitna SSL enkripcija bezbedno prenosi sve podatke, a dodatne opcije tokenizacije znače da OTA SYNC ne čuva vaše sirove podatke.

5. Programi lojalnosti

Trebalo bi da imate mogućnost da povežete POS sa programima lojalnosti kako biste podstakli lojalnost gostiju nudeći nagrade i popuste stalnim gostima.

Na primer, možete ponuditi kasnije prijave i odjave, besplatnu dodatnu noć, besplatan nadogradnju sobe ili besplatnu uslugu u sobi. 

Na taj način gradite pristup usmeren na goste i podstičete ih da troše više, dok istovremeno negujete njihovu lojalnost.

6. Upravljanje odnosima sa gostima (CRM)

CRM funkcija vam omogućava da čuvate podatke o gostima i komunicirate sa njima putem imejla ili drugih sistema za slanje poruka.

Pored toga, pristup ovim podacima može unaprediti i personalizovati iskustvo gostiju i učiniti vaše marketinške kampanje preciznije usmerenim, a samim tim i efikasnijim.

? Savet profesionalca:

Zahvaljujući funkciji automatizovanih poruka, OTA SYNC vam omogućava da automatski šaljete imejlove nakon rezervacije, pred dolazak, nakon odlaska i za rođendan gosta.

Osim toga, možete koristiti promotivne i popust kodove da zahvalite gostima ili privučete nove goste posebnim ponudama.

7. POS spreman za mobilne uređaje

Mobilni POS sistemi eliminišu potrebu za stacionarnim terminalom, omogućavajući vašem osoblju da uslužuje goste iz bilo kog dela hotela.

Pored toga, možete smanjiti potrebu za skupim hardverom.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC dolazi sa praktičnom mobilna aplikacija koja podržava iOS i Android, omogućavajući vašem osoblju i gostima da obavljaju zadatke, zahteve i transakcije u pokretu.

8. Izveštavanje i analitika

POS sistemi treba da mogu da generišu detaljne izveštaje o prodaji, zalihama i drugim ključne pokazatelje kako biste doneli informisane odluke o poslovanju i strategiji.

9. Integracije

Od suštinske je važnosti da hotelski POS ima opcije integracije, jer to omogućava saradnju sa drugim sistemima radi poboljšanja funkcionalnosti i unapređenja različitih hotelskih operacija.

Tako možete povezati svoj POS sa raznim platformama za računovodstvo, CRM i drugim sistemima. 

Međutim, jedna od najvažnijih integracije jeste ona sa hotelskim sistemima za upravljanje objektom (PMS) jer omogućava besprekornu integraciju podataka o gostima i transakcija.

? Savet profesionalca:

Pored integracija sa raznim OTA platformama, CRM sistemima, softverom za automatizaciju itd., OTA SYNC nudi i integracije sa:

• Više sistema za plaćanje, poput Stripe, PayPal, FlutterWave itd.
• POS sistemima, kao što su Octopos, eBar, Allegra, Aria itd.

Po čemu se razlikuju PMS i POS?

PMS i POS su dve različite vrste softvera u hotelijerskoj industriji. 

Iako su oba sistema ključna za upravljanje poslovanjem hotela, imaju različite namene i funkcije.

PMS upravlja rezervacijama, poslovanjem recepcije, domaćinstvom i računovodstvom. 

Tako on predstavlja osnovni sistem za upravljanje za hotele, koji koristite za upravljanje podacima o gostima, cenama soba, rasporedom domaćinstva i drugim aspektima poslovanja.

Pored toga, pomaže vam da unapredite korisničku uslugu, povećate operativnu efikasnost i upravljate računovodstvenim procesima poput fakturisanja i upravljanju prihodima.

POS sistem, s druge strane, upravlja transakcijama koje se odvijaju u raznim hotelskim odeljenjima. 

Obično se POS sistem koristi u restoranima, barovima, prodavnicama poklona i drugim mestima gde gosti obavljaju kupovinu. 

Omogućava vašem osoblju da obrađuje narudžbine, upravlja zalihama i prati plaćanja. 

Osim toga, pomaže vam da unapredite poslovanje hotela, poboljšate tačnost narudžbina i pružite bolje korisničko iskustvo.

Iako PMS i POS sistemi imaju različite funkcije, možete ih integrisati kako bi delili podatke i pružili potpuniji uvid u poslovanje hotela.

Bonus: 4 najbolja POS sistema za hotele

Kao poseban bonus, predstavljamo vam 4 najbolja POS sistema za hotele, sa različitim funkcionalnostima i načinima implementacije:

1. OTA SYNC – Sveobuhvatno rešenje PMS baziran na oblaku koje centralizuje svakodnevno poslovanje hotela, fakturisanje i naplatu.

Iako nije POS sistem, uključuje integracije sa raznim POS sistemima, ERP rešenjima i alatima za izveštavanje kako bi pružio sveobuhvatan pregled performansi hotela.

2. Invu POS – sistem u oblaku namenjen ugostiteljskim objektima, poput restorana, kafića i barova. 

Pruža funkcije poput upravljanja stolovima, praćenja zaliha, izveštavanja u realnom vremenu, upravljanja korisnicima i zaposlenima.

3. Lightspeed – POS platforma i platforma za e-trgovinu u oblaku, namenjena maloprodaji i ugostiteljstvu. 

Nudi kompletno rešenje za upravljanje poslovanjem, uključujući upravljanje zalihama, CRM, računovodstvo i analitiku.

4. Square POS – sistem za obradu plaćanja i mobilni čitač kartica namenjen malim preduzećima. 

Nudi niz funkcija koje pomažu u upravljanju prodajom, zalihama i podacima o kupcima.

Zaključak

POS sistem za hotele je neophodan alat za preduzeća u ugostiteljskoj industriji, koji vam omogućava da:

• Pojednostavljuju poslovanje, 
• Upravljate zalihama, i 
• Unapredite korisničko iskustvo. 

Prilikom izbora POS sistema za hotele, obavezno uzmite u obzir specifične potrebe vašeg poslovanja, ponašanje gostiju, bezbednost i neophodne opcije integracije.

A ako još uvek tražite pouzdano rešenje, predlažemo OTA SYNC. ?

Kako se POS sistem za hotele povezuje sa OTA SYNC PMS-om?

OTA SYNC je sveobuhvatno PMS rešenje koje pojednostavljuje svakodnevno poslovanje i rutinske, ponavljajuće zadatke.

Pored standardnih PMS funkcija, kao što su Channel Manager i Sistem za rezervacije, za automatizaciju svakodnevnog poslovanja i proširenje vašeg dometa, OTA SYNC vam omogućava povezivanje sa raznim POS sistemima i:

? Kreirate fakture za samo 2 klika, dok sistem automatski povlači sve podatke, tako da samo treba da izaberete status i po potrebi dodate dodatne usluge.

? Obavljajte napredne operacije sa fakturama i delite i spajajte po stavci, sobi, gostu, iznosu i drugim kriterijumima

? Sprovodite Fiskalizaciju uz automatizovanu komunikaciju sa poreskom upravom i digitalnim fiskalnim uređajima.

? Dobijate pregled kase na početku i kraju dana i pratite prihode, uplate, isplate i ostalo.

? Pratite sve svoje troškove u objektu, kako biste uvek znali svoj stvarni neto prihod.

? Pristupate Premium funkcijama, kao što je rešenje za upravljanje SPA i wellness centrom, koje vam omogućava zakazivanje termina, upravljanje klijentima i raspodelu resursa.

? Jednostavno podesite različite poreske stope specifične za različita tržišta.

I mnogo, mnogo više.

Da li ste spremni da isprobate OTA SYNC?

Prijavite se za OTA SYNC besplatno već danas i iskoristite sve prednosti moćne integracije POS i PMS sistema.

Nastavite da učite:

7 najboljih besplatnih sistema za upravljanje hotelom

Šta je sistem za upravljanje prihodima hotela i kako funkcioniše?

Šta je sistem za upravljanje hotelom (PMS) – kompletan vodič