Kako Vam Softver za Upravljanje Hotelom Može Pomoći da Unapredite Poslovanje

Uobičajena zabluda je da, ako vodite mali hotel, možete sve da radite sami i da vam tehnologija zapravo nije mnogo potrebna.

To ne bi moglo biti dalje od istine, mali hoteli suočavaju se sa istim izazovima kao i njihovi veći konkurenti, samo u manjem obimu.

Takođe morate da upravljate rezervacijama i obezbedite efikasno svakodnevno poslovanje, vodeći računa o potrebama i zadovoljstvu gostiju, zar ne?

Ključ uspešnog unapređenja ovih procesa leži u korišćenju moćnih alata, kao što je softveru za upravljanje hotelom.

Niste sigurni da li bi vam to donelo korist? Nastavite sa čitanjem da biste saznali više o ovom pouzdanom softveru za upravljanje malim hotelima.

Krenimo!

Šta je softver za upravljanje hotelom (HMS)?

Jednostavno rečeno, softver za upravljanje hotelom pomaže vam da unapredite svoje svakodnevno poslovanje.  

Objedinjuje različite hotelske sektore i usluge na jednom mestu, delujući kao centralno čvorište za sve hotelske aktivnosti.

Softver za upravljanje hotelom obuhvata sve hotelske operacije, kako u prijemnom delu tako i u pozadinskom poslovanju, kao što su:

• Upravljanje rezervacijama, 
• Dodela soba, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• Integracija sa prodajnim mestima (POS), 
• Naplata i fakturisanje, 
• Upravljanje gostima, i
• Izveštavanje i analitika.

Zahvaljujući svojim moćnim funkcijama, automatizacija hotelskih operacija omogućava brže i preciznije obavljanje zadataka. 

8 glavnih vrsta softvera za upravljanje hotelom

Softver za upravljanje hotelom obuhvata više rešenja za neometano funkcionisanje vašeg hotela. Svako rešenje pokriva različite aspekte hotelskog poslovanja:

✨ Sistem za upravljanje objektom (PMS)—Predstavlja srž hotelskog poslovanja, upravljajući rezervacijama, prijavama i odjavama gostiju, dodelom soba, naplatom i drugim zadacima.

✨ Sistem za rezervacije—Omogućava gostima da rezervišu sobe direktno preko sajta vašeg hotela, čime se eliminiše potreba za platformama trećih strana.

✨ Channel Manager—Sa druge strane, Channel Manager vam pomaže da upravljate dostupnošću i cenama na različitim OTA platformama i sistemima za rezervacije kako biste maksimalno proširili doseg.

✨ Upravljanje odnosima sa gostima (CRM)—Pomaže vam da pratite preference gostiju, upravljate programima lojalnosti i personalizujete komunikaciju sa gostima.

✨ Softver za upravljanje prihodima—Pomaže vam da optimizujete strategije formiranja cena na osnovu tražnje, popunjenosti i cena konkurencije kako biste maksimizovali prihod.

✨ Prodajni sistem (POS)—Obrađuje transakcije na različitim hotelskim prodajnim mestima, poput restorana, barova, prodavnica suvenira i slično.

✨ Softver za upravljanje domaćinstvom Pojednostavljuje rad odeljenja domaćinstva dodeljivanjem zadataka osoblju, praćenjem statusa čistoće soba i obezbeđivanjem blagovremenog spremanja.

✨ Upravljanje kapacitetima—Pomaže u efikasnom upravljanju i praćenju hotelske imovine, zaliha i potrošnog materijala.

? Savet profesionalca:

Iako vam u početku možda neće biti potrebne sve opcije, već samo jedna funkcionalnost, dobra ideja je odmah potražiti softver za upravljanje malim hotelom koji obuhvata sve ili većinu funkcionalnosti.

Kako vaš posao bude rastao, rašće i zahtevi, a mogućnost da odmah uvedete sistem za digitalizaciju poslovanja hotela daće vam konkurentsku prednost.

Na primer, sa OTA SYNC, možete da pokriva kompletno upravljanje hotelom a ne samo jednu funkcionalnost.

Na taj način dobijate jasan pregled svih operacija bez prebacivanja između kartica ili korišćenja zasebnih alata za isto.

Kako softver za upravljanje hotelom može unaprediti vaše poslovanje na 8 sjajnih načina?

Umesto da samo nabrajamo prednosti sistema za upravljanje hotelom, hajde da pređemo na praktičnu stranu i vidimo konkretne načine na koje softver može unaprediti upravljanje vašim hotelom.

1. Automatizujte operativne zadatke 

Zamislite sledeći scenario: gost se odjavljuje iz hotelske sobe. 

Bez HMS-a, odnosno bez automatizacije, osoblje na recepciji bi moralo da:

• Ručno ažurira status sobe, 
• proverava potrošnju iz minibara, 
• izračunava račun i
• ažurira dostupnost sobe za čišćenje.

Ovde je naglasak na ručnom radu. Međutim, sa HMS sistemom, evo kako bi izgledala automatizacija:

✅ Ažuriranje statusa sobeKada gost odjavi, softver automatski menja status sobe iz zauzete u slobodnu u PMS sistemu.

✅ Potrošnja iz minibaraSistem prati potrošnju iz minibara i automatski dodaje ove troškove na račun gosta na osnovu unapred definisanih cena.

✅ NaplataSistem izračunava konačni račun gosta, uključujući troškove sobe, potrošnju iz minibara, dodatne usluge korišćene tokom boravka, kao i eventualne popuste ili bodove lojalnosti.

✅ Ažuriranje dostupnostiČim se soba oslobodi, HMS u realnom vremenu ažurira dostupnost sobe na vašem sajtu, sistem za rezervacijei na OTA platformama putem Channel Manager-a.

✅ Obaveštenje za odeljenje domaćinstvaSistem obaveštava osoblje zaduženo za čišćenje da je soba spremna za pripremu, čime se obezbeđuje efikasna rotacija za sledećeg gosta.

Ovde je naglasak na automatski.

Na taj način, HMS štedi vreme, smanjuje ljudsku grešku, poboljšava efikasnost, i unapređuje reputaciji celokupno iskustvo gostiju. 

Osim toga, vašem osoblju omogućava da se fokusira na pružanje vrhunske usluge umesto da bude opterećeno administrativnim poslovima.

2. Smanjite mogućnost preklapanja rezervacija (overbooking)

Channel Manager, jedan od temelja softvera za upravljanje hotelom, obezbeđuje da svi vaši prodajni kanali, poput OTA platformi, GDS sistema i vašeg sajta, budu usklađeni.

Šta to znači u praksi?

Kada gost rezerviše sobu preko neke OTA platforme, kanal menadžer trenutno ažurira dostupnost soba na svim povezanim kanalima. 

Na primer, ako neko rezerviše sobu preko Booking.com-a, kanal menadžer odmah smanjuje broj dostupnih soba na drugim kanalima i na sajtu vašeg hotela.

Pošto kanal menadžer prati dostupnost u realnom vremenu i automatski sinhronizuje promene na svim kanalima, rizik od preklapanja rezervacija je sveden na minimum.

? Štaviše, možete čak i da postavite pragove za svaki tip sobe. 

Kada broj dostupnih soba dostigne unapred definisan prag, sistem može da zaustavi dalje rezervacije za taj tip sobe kako bi sprečio preklapanje rezervacija.

? U slučaju bilo kakvih neslaganja ili problema sa ažuriranjem inventara, kanal menadžer može da odmah obavesti osoblje hotela kako bi problem bio brzo rešen.

? Savet profesionalca:

Kanal menadžer kompanije OTA SYNC ima dvosmernu vezu i prirodno se integriše sa PMS sistemu i Sistem za rezervacije, pa sinhronizuje sve cene i rezervacije na svim prodajnim kanalima i na vašem sajtu.

3. Povećajte vidljivost na internetu

Kanal menadžer nije koristan samo za sinhronizaciju svih podataka o rezervacijama, već predstavlja i odličan alat za promociju vašeg hotela na internetu i proširenje dometa.

Zahvaljujući mogućnostima integracije, dobar kanal menadžer može da poveže vaš objekat sa velikim brojem OTA platformi, GDS sistema, meta pretraživača i drugih.

? Oglašavanje vašeg hotela na platformama sa velikim brojem posetilaca proširiće vaš doseg i vidljivost, omogućiti vam da osvojite nova tržišta i povećaće broj rezervacija i popunjenost kapaciteta.

? Osim toga, distribucija kroz više kanala omogućava vam integraciju sa međunarodnim i nišnim OTA platformama, privlačenje gostiju iz različitih regiona i ciljanje specifičnih segmenata putnika.

? Savet profesionalca:

Uz OTA SYNC, lako se povezujete sa vodećim OTA platformama kako biste privukli rezervacije iz različitih izvora i unapredili tokove prihoda.

Za još veću prilagodljivost, možete koristiti naš generator iCal linkova za jednostavno deljenje podataka iz kalendara između različitih platformi i aplikacija.

4. Povećajte broj direktnih rezervacija

Još jedno moćno „oružje“ za povećanje stope rezervacija vašeg hotela jeste vaš sajt. 

Najveća prednost je to što ne morate da plaćate nikakve provizije, kao što je slučaj sa OTA platformama.

Uzgred, to ne znači da ne treba da koristite OTA platforme, već da kombinujete sve resurse koje imate za maksimalan efekat.

? Ali da se vratimo na direktne rezervacije—Booking Engine vam omogućava da kreirate i prilagodite stranicu za rezervacije tako da odgovara vašem brendu i podigne svest o njemu.

? Osim toga, direktna rezervacija je takođe korisna za vaše goste jer odmah mogu da vide dostupnost za odabrane datume. 

Tako samo treba da popune neophodne podatke za rezervaciju i zakažu boravak u vašem hotelu.

? Savet profesionalca:

Booking Engine kompanije OTA SYNC nudi jednostavan interfejs koji posetiocima omogućava da provere dostupnost soba, vide cene i završe sigurnu rezervaciju u realnom vremenu. 

Takođe možete prilagodite izgled sistema sa vašim logom i bojama, i prilagodite obrasce za rezervaciju, e-mailove, fakture i podešavanja kako biste učinili svoj brend prepoznatljivim.

5. Maksimizujte prihod

Kao i Channel Manager, i Booking Engine ima više od jedne funkcije. 

Osim što je odličan pomoćnik u privlačenju direktnih rezervacija, možete ga koristiti i kao dodatni izvor prihoda.

Booking Engine vam omogućava da nadograđujete ili unakrsno prodajete dodatne usluge i nudite posebne promocije, popuste, promo kodove i slično.

? Savet profesionalca:

Na primer, OTA SYNC vam omogućava da prodajete dodatne usluge ili sadržaje i koristite promotivne i popust kodove da se zahvalite gostima ili privučete nove goste posebnim ponudama.

6. Unapredite finansijsko upravljanje

U srži svakog softveru za upravljanje hotelom je automatizacija. 

Pored automatizacije svakodnevnih operacija, HMS takođe automatizuje finansijsko upravljanje pružajući rešenja za:

• Generisanje raznih faktura direktno iz sistema
• Praćenje troškova
• Slanje podsetnika za plaćanje.

Osim toga, mnogi sistemi za upravljanje hotelom se integrišu sa računovodstvenim softverom, omogućavajući nesmetan prenos finansijskih podataka poput prihod, troškova i poreza.

? Velika prednost kada je u pitanju finansijsko upravljanje jeste to što se HMS može integrisati sa platnim sistemima.

Oni omogućavaju bezbedna onlajn plaćanja, upravljanje pred-autorizacijama i efikasnu obradu povraćaja novca, čime se pojednostavljuje rukovanje plaćanjima.

? OTA Payments, na primer, je upravo takav sistem, omogućava vam da odmah bezbedno obradite transakcije i automatski naplatite virtuelne kreditne kartice.

Na taj način doprinosite boljem iskustvu odjave gostiju.

Pored toga, OTA SYNC posluje u više od 150 zemalja i podržava više valuta, uz automatsko dnevno ažuriranje kurseva.

7. Dobijte vredne uvide koji vode ka konkretnim akcijama iz izveštaja

Sasvim prirodno, finansijsko upravljanje je neodvojivo od analitike i izveštaja. 

Zato integracije sa računovodstvenim sistemima olakšavaju finansijsko izveštavanje i osiguravaju usklađenost između operativnih i finansijskih evidencija.

Osim toga, HMS funkcije izveštavanja pružaju uvid u ostvarene prihode, stopu popunjenosti, prosečnu dnevnu cenu (ADR) i ukupan prihod ostvaren po periodu.

Pored izveštaja o prihodima, HMS generiše detaljne finansijske izveštaje, uključujući bilans uspeha, bilans stanja, izveštaje o novčanim tokovima i izveštaje o popunjenosti.

Svi ovi izveštaji treba da vam pomognu da prepoznate oblasti za unapređenje i donesete informisane poslovne odluke.

?Savet:

Da li ste znali da OTA SYNC nudi napredne prihod, finansijske i interne hotelske izveštaje za sveobuhvatan pregled finansijskog zdravlja vašeg hotela i ključnih pokazatelja poslovanja?

Pored toga, bilo koji izveštaj možete dobijati putem imejla u željenoj učestalosti, bez potrebe da se prijavljujete na sistem i ručno podešavate parametre.

8. Unapredite komunikaciju sa gostima

Softver za upravljanje hotelom može značajno da unapredite komunikacije sa gostima jer vam omogućava da:

• Personalizujete interakcije, 
• Pojednostavite proces slanja poruka i 
• Obezbedite efikasne načine za komunikaciju sa gostima pre, tokom i nakon njihovog boravka.

Još važnije, ovo pokazuje da digitalizacija ne mora da znači hladnoću ili bezličnost.

Da budem iskren, imam osećaj da nas je prihvatanje digitalnih metoda podstaklo da budemo kreativniji i osmislimo alate koji gostima daju osećaj kao kod kuće.

Dakle, kako možete da probijete led sa svojim gostima?

? Profesionalni savet:

OTA SYNC aplikacije za goste ispunjava sve navedene uslove i omogućava vam da se prilagodite potrebama gostiju i personalizujete njihov boravak pružajući:

• Brzu prijavu, 
• Preporuke prilagođene gostu i 
• Trenutna obaveštenja koja omogućavaju smislenu komunikaciju i brzo rešavanje njihovih potreba.

Štaviše, uz automatske poruke dobrodošlice, zahvalnice i razne druge automatske poruke, možete unaprediti njihovo celokupno iskustvo, od rezervacije do povratnih informacija nakon boravka.

Kako vam OTA SYNC može pomoći da unapredite upravljanje hotelom?

Postoji posebna snaga u tome da imate veću i fleksibilniju kontrolu nad svojim hotelom, znajući da možete da:

• Lako kontrolišete sve funkcije u pregledu sistema i 
• Efikasnije koristite svoje vreme.

OTA SYNC, sveobuhvatni softver za upravljanje malim i velikim hotelima, upravo to omogućava i pomaže vam da:

? Pregledate sve svoje rezervacije i više objekata na jedne jedinstvene kontrolne table kako biste imali ažurne informacije i status u realnom vremenu.

? Bez muke upravljajte ponavljajućim fakturama, podeljenim naplatama i fakturisanjem za grupne rezervacije kako biste olakšali finansijsko upravljanje.

? Iskoristite prednosti dinamičko formiranje cena i optimizujte cene u zavisnosti od sezonalnost, praznika, posebnih datuma, popunjenosti i drugih faktora, kako biste maksimizovali prihod.

? Budite mirni znajući da su vaši osetljivi podaci bezbedni zahvaljujući našem sistemu koji je u potpunosti usklađen sa PCI DSS standardom, uz podršku tokenizacije, end-to-end enkripcije i drugih bezbednosnih mera.

? I to nije sve.

Spremni da isprobate OTA SYNC?

Isprobajte OTA SYNC besplatno i otkrijte načine da preobrazite kako upravljate i razvijate svoj mali hotelski biznis.

Nastavite da učite:

Najbolje ideje za digitalnu transformaciju vašeg hotela

10 načina da unapredite hotelsko poslovanje u ovim izazovnim vremenima

10 neophodnih funkcija hotelskog softvera za upravljanje