11 saveta za efikasno upravljanje sa više smeštajnih objekata [Vodič]

Upravljanje sa više nekretnina može biti kao žongliranje sa previše loptica odjednom, ima mnogo toga da se ispreti! 

Između održavanja, brojnih rezervacija i zakonske usklađenosti, mnogo je stvari o kojima morate voditi računa. 

Ali uz dobar plan, sve može da funkcioniše glatko, a vaši gosti da budu zadovoljni.

Evo 11 saveta koji će vam pomoći da efikasno upravljate sa više nekretnina. 

Krenimo!

Koja su 3 najveća izazova upravljanja sa više nekretnina?

Kako upravljanje sa više nekretnina nije nimalo jednostavno, neizbežno ćete se suočiti sa određenim problemima i izazovima usput.

• Upravljanje vremenom Sa više gostiju i nekretnina, teško je sve držati organizovano jer morate da žonglirate različitim rasporedima, zadacima i rokovima. 

Bez efikasnog sistema, možda ćete teško uspevati da odredite prioritete i završite sve na vreme.

• Komunikacija, jasna i pravovremena komunikacija postaje sve zahtevnija sa više gostiju i nekretnina zbog velikog broja interakcija. 

Ako ovo dobro ne organizujete, rizikujete da propustite važne poruke, kasnite sa odgovorima i stvorite nesporazume.

• Širenje poslovanja, proširenje portfolija donosi svoje izazove, poput povećanog administrativnog opterećenja i potrebe za dodatnim resursima. 

Upravljanje većim brojem nekretnina bez efikasnih procesa može dovesti do neorganizovanosti i potencijalnog pada kvaliteta usluge.

Zato će vam naš prvi savet pokazati racionalniji i manje stresan pristup upravljanju nekretninama.

11 saveta za efikasno upravljanje sa više nekretnina

1. Odaberite sistem za upravljanje nekretninama (PMS)

Ne samo da PMS sistemu vodi evidenciju o svim informacijama vezanim za nekretnine na jednom mestu, već vam i pomaže da automatizuju rutinske zadatke kao što je

• Naplata kirije, 
• Knjigovodstvo, i 
• Održavanje za sve nekretnine kojima upravljate.

PMS sistemi predstavljaju odličnu uštedu vremena jer smanjuju obim vašeg posla zahvaljujući svojim funkcijama i mogućnostima automatizacije.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC, nagli online PMS, pojednostavljuje i automatizuje upravljanje svim tipovima i veličinama nekretnina.

Tako pruža rešenja koja uključuju:

• Alate za izveštavanje, 
• Naplata i fakturisanje, 
• Upravljanje domaćinstvom, 
• Alate za obradu plaćanja, itd.

Osim toga, njegova tabla za više objekata omogućava vam da upravljate više nekretnina iz centralizovane table na jednom pregledu.

Dakle, bilo da vodite hotele, VC objekte, vile, iznajmljivanja itd., tabla prikazuje sve vaše nekretnine i dodatne informacije, kao što su:

✨ Sve dolaske, odlaske i produžene boravke, 

✨ Status rezervacije,

✨ Tipove soba,

✨ Kanale rezervacije,

✨ Prihod za željeni period, i

✨ Zemlju porekla vaših gostiju.

2. Dokumentujte sve

Trebalo bi da vodite detaljnu evidenciju o ugovorima, inspekcijama, polisama osiguranja i istoriji održavanja svake nekretnine.

Ova dokumentacija će vam dobro doći tokom poreske sezone ili u slučaju spora.

Na primer, ako gost postavi pitanje o uslugama ili radovima na održavanju izvršenim u njegovoj jedinici, jasna dokumentacija može pomoći da se situacija brzo reši. 

Zato čuvajte svu dokumentaciju na jednom mestu, na primer u digitalnom folderu na računaru ili u sistemu zasnovanom na cloud tehnologiji, kako biste lako pristupili svemu kada vam zatreba.

3. Postavite Vaše Objekte na Listing

Kako biste privukli nove goste, važno je da svoj objekat postavite na relevantne kanale. U zavisnosti od ciljne publike, možete promovisati svoje objekte na različite načine:

✨ Onlajn Oglašavanje – Popularan način za promociju vaših objekata zbog šireg dosega. 

Među najpopularnijim sajtovima su Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia i slično.

✨ Profesionalne Fotografije – Obezbedite kvalitetne fotografije koje ističu najbolje karakteristike objekta kako biste privukli više potencijalnih gostiju.

✨ Virtuelne Ture – Odličan način da potencijalnim gostima pružite sveobuhvatan i precizan uvid u objekat. 

Mogu prikazati svaki detalj, uključujući i manje uočljive elemente poput ormana i niša. 

✨ Štampani Oglasi – Proverite lokalne novine i bilborde, a posebno razgovarajte sa lokalnim agentima za nekretnine kako biste proširili doseg vaše publike.

✨ Preporuka od Usta do Usta – Ponudite bonuse za preporuke sadašnjim i bivšim gostima kada dovedu nove.

✨ Društvene Mreže – Pojačajte svoje online prisustvo da biste besplatno promovisali objekte i širili kampanju, ili koristite plaćeno oglašavanje sa ciljanim reklamama.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC Channel Manager pomaže vam da upravljate i ažurirate dostupnost soba, cene i rezervacije u realnom vremenu, kako biste ostali usklađeni na svim rezervacionim kanalima, uključujući i vaš sajt.

Na taj način možete efikasno kontrolisati raspodelu soba i izbeći prekobukiranje ili neiskorišćenost kapaciteta. 

Zahvaljujući automatskim ažuriranjima, kanal menadžer:

• Smanjuje rizik od ručnih grešaka, 
• Osigurava da se promene odmah odražavaju na svim povezanim kanalima i
• Povećava vidljivost vaših objekata vidljivost.

Sa centralizovane kontrolne table, možete jednostavno povezati vodeće OTA platforme i VRBO i podesiti proviziju i boju kalendara.

4. Automatizujte proces rezervacije

Ključno je da na svom sajtu imate sistem za onlajn rezervacije kako biste ubrzali proces rezervisanja. 

Sistem za rezervacije može automatizovati proces rezervisanja i omogućiti gostima da provere dostupnost soba, pregledaju cene i završe sigurnu rezervaciju u realnom vremenu, bez vaše pomoći.

Na taj način, eliminiše potrebu za ručnim procesom rezervisanja, smanjuje greške i pojednostavljuje proces rezervacije i za vas i za vaše goste.

Osim toga, personalizovan sistem za rezervacije povećava prepoznatljivost brenda i podstiče direktne rezervacije.

Na kraju, obavezno izaberite sistem za rezervacije koji je jednostavan za korišćenje i koji se moženeprimetno integrisati sa vašim PMS sistemom.

? Savet profesionalca: 

OTA SYNC upravljanje sa više objekata sistem za rezervacije omogućava vam da zadržite svoj jedinstveni brend uz prilagođene filtere, sadržaj, mape, promocije i liste ponuda.

Na taj način, svi vaši objekti će automatski biti prepoznatljivi na svim kanalima oglašavanja.

5. Podesite dinamičko formiranje cena

Fleksibilan sistem formiranja cena je još jedna ključna stvar koju treba uzeti u obzir jer vam omogućava da prilagodite cene na osnovu tržišne tražnje i drugih relevantnih faktora.

Ovo je još važnije ako upravljate sa više objekata, jer možete prilagoditi cenu svakog pojedinačnog objekta umesto da postavljate istu cenu za sve.

Na primer, dinamičko formiranje cena vam omogućava da povećate cenu ako je određeni objekat veoma tražen i ima manje dostupnih jedinica.

S druge strane, ako objekat ima mnogo dostupnih jedinica i nije naročito tražen, možete sniziti cenu kako biste privukli više gostiju i popunili objekat.

? Savet profesionalca:

Uz dinamičko formiranje cena OTA platformi, možete maksimizujete prihod prilagođavanjem cena na osnovu: 

• Tražnje na tržištu, 
• Dostupnosti smeštaja,
• Dodatnih usluga,
• Promo kodova, 
• Sezonskih promena i 
• Drugih relevantnih faktora, umesto pristupa koji je isti za sve.

Tako lako možete kreirati planove cena i ograničenja birajući vrstu obroka, zaključavanje cena, minimalan broj noćenja i mnoge druge opcije, i menjati detalje u hodu.

6. Pratite svoje finansije

Kada upravljate sa više objekata, upravljanje finansijama je ključno za održavanje profitabilnosti i zdravog novčanog toka.

Pre svega, vodite odvojenu finansijsku evidenciju za svaki objekat i unosite sve transakcije, poput prihoda od izdavanja, troškova, popravki, održavanja i slično, u odgovarajuće knjige.

• Koristite softver za računovodstvo za kategorizaciju transakcija, izradu faktura, praćenje plaćanja i generisanje finansijskih izveštaja.
• Pratite troškove i uverite se da su u okvirima vašeg budžeta.
• Pratite novčani tok kako biste uporedili prihod od izdavanja sa troškovima i trendovima profita. Ovo će vam pomoći da vidite koliko novca ulazi od vaših objekata, a koliko izlazi iz poslovanja.

? Savet profesionalca:

Upravljanje sa više objekata može biti komplikovano, jer svaki ima različite finansijske potrebe i rokove. Kako da lako pratite sve to?

OTA SYNC prati sva vaša finansijska dokumenta i pruža ažurne i tačne podatke.

Osim toga, nudi Napredne izveštaje i analitiku do upravljajte prihodima, finansijama i izveštajima o objektu.

Tako možete dobiti detaljnu analitiku o:

• Stopi popunjenosti
• Dužini boravka
• Broju rezervacija
• Dolascima po kanalima i zemljama, 
• Pace izveštajima itd.

Zapravo, možete dobijate sveobuhvatne izveštaje na svoj email u željenoj učestalosti, bez ručnog podešavanja parametara! 

Na taj način ste uvek u toku sa finansijskim stanjem vašeg objekta, bez ikakvog dodatnog truda.

7. Automatizujte plaćanja

Dovoljno je stresno upravljati plaćanjima za jedan objekat, a kamoli za veći portfolio. Zašto onda ne biste automatizovali taj proces?

U zavisnosti od softvera koji izaberete, možete iskoristiti funkcije kao što su ponavljajuće naplate, automatsko generisanje faktura i praćenje plaćanja. 

Pored toga, možete primati uplate od gostiju kroz različite kanale, uključujući online, u objektu ili putem mobilnog telefona. 

Većina PMS rešenja nudi funkcije za obradu plaćanja. Ipak, obratite pažnju na to kako rukuju osetljivim podacima i kakve sigurnosne protokole primenjuju.

? Savet profesionalca:

OTA Payments je potpuno integrisan, PCI DSS usaglašen platni gejtvej koji omogućava brojne integracije sa platnim sistemima, poput Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi i drugih.

Pored toga, omogućava razne opcije plaćanja, uključujući bankovne i virtuelne kreditne kartice, digitalne novčanike i slično.

Osim toga, OTA SYNC podržava slanje novca na vaš bankovni račun u lokalnoj valuti kako biste izbegli troškove konverzije. 

Ova opcija sa više valuta veoma je korisna ako se vaši objekti nalaze u različitim zemljama. 

8. Držite poreze pod kontrolom

Ako upravljate više objekata u različitim gradovima, regionima ili čak zemljama, neophodno je da se dobro informišete o lokalnim poreskim propisima.

Razmislite o saradnji sa računovođom ili poreskim stručnjakom kako biste izbegli greške i sprečili kasnije pravne ili finansijske komplikacije.

Osim toga, vodite detaljnu evidenciju o svim objektima u poreske svrhe. 

Ova evidencija obuhvata izveštaje o prihodima i rashodima, podatke o poboljšanjima na objektu, datume transakcija, informacije o zakupcima i slično.

Kao rezultat toga, ne samo da ćete pojednostavite pripremu poreza, već i da iskoristite odbitke za popravke, troškove održavanja i amortizaciju.

? Savet profesionalca:

Poreski zakoni se često menjaju, pa je neophodno da pratite najnovije vesti, propise i izmene, kao i da po potrebi ažurirate svoju evidenciju i dokumentaciju.

OTA SYNC posluje u 150 zemalja i omogućava vam da podesite različite poreske stope i podešavanja u zavisnosti od tržišta ili regiona u kojem poslujete.

Na taj način ćete izbeći kazne i kršenje poreskih zakona i propisa.

9. Upravljajte komunikacijom sa gostima

Zadovoljan gost je onaj koji se vraća, ali i preporučuje vas novim gostima.

Jedan od ključnih faktora za zadovoljstvo gostiju jeste da na pravi način rešavate njihova pitanja, potencijalne probleme i slično, brzo i bez odlaganja.

Na primer, možete da kreirate prilagodljive šablone za česta pitanja ili situacije gostiju, poput uputstava za prijavu, najčešćih pitanja ili poruka o potvrdi rezervacije.

Pored toga, možete da koristite chat botove kako biste komunikacije sa gostima automatski rešili. Chat botovi mogu da odgovaraju na najčešća pitanja, pruže važne informacije, pa čak i da obrade rezervacije.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC Pitajte konsijerža funkcija u okviru aplikacije za goste odgovara na upite u realnom vremenu i omogućava gostima da pristupe ključnim informacijama o smeštaju, upoznaju se sa kućnim redom i slično.

10. Održavajte i pregledajte svoje objekte

Trebalo bi da proverite stanje svojih objekata radi vaše bezbednosti i udobnosti vaših gostiju.

Važno je da uočite eventualne potrebe za održavanjem i proverite da li se gosti pridržavaju uslova i kućnog reda vašeg objekta. 

Takođe, budite spremni da reagujete u hitnim situacijama poput problema sa stanarima, hitnih situacija na objektu i drugih neočekivanih događaja.

Zato se pobrinite da imate rezervni plan za rešavanje ovakvih situacija.

Za goste, proaktivan pristup u rešavanju problema mnogo govori i pomaže u izgradnji lojalnosti i pozitivnog odnosa.

? Savet profesionalca:

OTA SYNC Modul za održavanje čistoće ima centralizovanu kontrolnu tablu za efikasno raspoređivanje zadataka, ažuriranja statusa objekta u realnom vremenu i još mnogo toga.

Omogućava automatizovane rasporede čišćenja, upozorenja za održavanje i slično, kao i praćenje važnih faktora poput tipa objekta, broja gostiju, statusa objekta i drugih parametara.

11. Obezbedite osiguranje

Osiguranje štiti vaš objekat i imovinu od prirodnih nepogoda, požara, krađe i drugih vrsta štete. 

Na taj način štitite svoja ulaganja od značajnih gubitaka u neočekivanim okolnostima.

Takođe možete razmotriti osiguranje od odgovornosti, koje vas može zaštititi ukoliko se gost povredi u vašem objektu. 

Na primer, osiguranje može pokriti njihove medicinske troškove, naknadu za invaliditet i druge primenjive iznose.

Upravljajte svojim brojnim objektima uz OTA SYNC

Bilo da upravljate stambenim iznajmljivanjem ili kućama za odmor, pravi izbor PMS-a omogućava vam da automatizujete sve procese i repetitivne zadatke.

OTA SYNC, sveobuhvatan PMS sistem, pruža vam moćne alate i rešenja za:

? Definisanje različitih nivoa pristupa koje mogu imati gosti, vlasnici objekata i vlasnici portala za rezervacije.

? Podesite dinamičko formiranje cena u zavisnosti od potražnje, sezonalnosti drugih faktora.

? Dobijte direktne rezervacije putem Booking Engine-a koji možete implementirati na svom sajtu.

? Kreirajte neograničen broj faktura gde se svi podaci automatski preuzimaju, tako da samo treba da izaberete status i dodate dodatne usluge.

? Upravljanje svih objekata sa centralizovanog centra i imajte jasan pregled popunjenosti, plaćanja i ostalog u našem kalendaru u boji sa prevlačenjem i otpuštanjem (drag-and-drop).

? Dobijajte ažuriranja i obaveštenja u realnom vremenu u pokretu, zahvaljujući našoj mobilna aplikacija, dostupnoj za iOS i Android.

A ovo je samo mali deo onoga što OTA SYNC može da ponudi.

Zanima vas da saznate više?

Započnite 14-dnevni besplatni probni period sa pristupom svim funkcijama i učinite upravljanje sa više objekata ne samo lakšim, već i isplativijim.

Nastavite da učite:

10 najboljih aplikacija za goste hotela za vaš biznis

5 najboljih rešenja za upravljanje kanalima za iznajmljivanje vikendica 

8 saveta za pokretanje posla upravljanja iznajmljivanjem vikendica