Šta je sistem za upravljanje hotelom (PMS) – kompletan vodič

Ako se bavite hotelskom industrijom, verovatno ste čuli za pojam „sistem za upravljanje objektom“ (PMS). 

Ipak, kao što se često dešava sa tehnološkim inovacijama, ljudi se ustručavaju da ih koriste iz straha ili zbog nedovoljnog poverenja. 

Nažalost, upravo tako možete propustiti priliku da iskoristite odlična rešenja poput PMS-a. 

Sistem za upravljanje objektom u hotelu je neophodan ako želite da budete korak ispred konkurencije.

Ali šta je zapravo PMS i kako može doneti još veću korist vašem poslovanju?

Nastavite sa čitanjem da saznate sve detalje o sistemu za upravljanje hotelom i zašto je on neizostavan alat za uspešno vođenje hotela.

Krenimo!

Šta je sistem za upravljanje objektom (PMS) u hotelu?

Sistem za upravljanje objektom (PMS) je softverska aplikacija koja pomaže hotelima da upravljaju svojim svakodnevnim operacijama, kao što su rezervacije, prijava i odjava gostiju, naplata i održavanje čistoće.

U suštini, to je alat koji pojednostavljuje poslovanje hotela i pomaže u unapređenju nezaboravnog iskustva za goste.

Možete ga posmatrati kao digitalni ekvivalent recepcije hotela, koji omogućava hotelskom osoblju da upravlja svim aspektima boravka gostiju iz jednog centralnog sistema.

Koje su ključne funkcije sistema za upravljanje objektom u hotelu?

Tipičan PMS sistem sastoji se od nekoliko modula, od kojih svaki upravlja određenim segmentom hotelskog poslovanja.

1. Upravljanje rezervacijama

Omogućava hotelskom osoblju da upravlja rezervacijama, od kreiranja rezervacija do njihove izmene ili otkazivanja.

Na taj način, pomaže vam da upravljate dostupnošću soba i obezbeđuje tačnost informacija o rezervacijama.

Osim toga, ne samo da su vaši podaci centralizovani, već sistem omogućava gostima da rezervišu smeštaj onlajn, preko onlajn turističkih agencija (OTA) ili direktno na vašem sajtu.

2. Upravljanje recepcijom

Modul za recepciju upravlja svime što je vezano za prijavu i odjavu gostiju, uključujući dodelu soba, plaćanja i obradu depozita. 

Takođe upravlja upitima gostiju o uslugama hotela, sadržajima i obližnjim atrakcijama.

3. Upravljanje kanalima prodaje

Kanal menadžer distribuira raspoloživi smeštaj na različite onlajn kanale tako da možete da proširite doseg i ostvarite više rezervacija.

Tako se možete povezati sa raznim kanalima za rezervacije i OTA platformama, Globalnim distributivnim sistemom (GDS), metapretragama i drugim.

4. Upravljanje prihodima

Upravljanje prihodima predstavlja skup alata za maksimizujete prihod optimizacijom cena i dostupnosti vaših proizvoda ili usluga.

Na primer, možete postavite dinamičko određivanje cena koji prilagođava cene i ponude u zavisnosti od tražnje, sezonalnost, cena konkurencije i trendova rezervacija.

U okviru modula za upravljanje prihodima, takođe možete da:

• Pratite i upravljate dostupnošću soba u pogledu tipova soba, ograničenja i datuma nedostupnosti.
• Koristite prethodne podatke, tržišne trendove i prediktivnu analitiku da predvidite tražnju za različite periode.
• Analizirajte obrasce rezervacija i ponašanje gostiju kako biste predvideli buduće promene u tražnji.
• Prilagodite strategije formiranja cena specifičnim segmentima kupaca.
• Prepoznajte prilike da za prodaju dodatnih usluga ili kategorija soba. 
• Uporedite učinak vašeg hotela sa prosekom u industriji.
• Pratite strategijama cena konkurencije.
• Nadgledati i pratiti KPI-jeva, kao što su prosečna dnevna cena (ADR), Prihod po raspoloživoj sobi (RevPAR)i stopa popunjenosti.

5. Iskustvo gostiju

Upravlja i čuva bazu podataka o gostima, njihovim preferencijama i istoriji boravka koju možete koristiti za personalizovane usluge i ciljani marketing.

Na primer, možete kreirati programima lojalnosti ili posebne ponude za stalne goste.

Pored toga, možete i da automatizujete pre i posle boravka e-mailove, zahvalnice i slično.

6. Upravljanje domaćinstvom

Obuhvata poslove domaćinstva, uključujući čišćenje soba, održavanje i upravljanje zalihama.

Neke od ključnih funkcija koje obuhvata upravljanje domaćinstvom su:

• Ažuriranje statusa sobe u realnom vremenu , očišćena, prljava, pregledana.
• Automatska dodela zadataka na osnovu statusa sobe, prioriteta i drugih kriterijuma.
• Upravljanje zalihama, kao što je praćenje posteljine, dopuna zaliha i slično.
• Izgubljeno i nađeno praćenje i povrat predmeta.

7. Upravljanje plaćanjima

Ovaj modul upravlja finansijama hotela, poput fakturisanje, naplatu i obradu plaćanja, i beleži finansijske transakcije kako biste imali jasan uvid u finansijski učinak hotela.

Osim toga, kada integrišete PMS sistem sa vašim sistemom za plaćanje, moći ćete da automatizujete procese plaćanja i ponudite različite opcije plaćanja vašim gostima.

Na primer, moći će da plaćaju kreditnim karticama, virtuelnim karticama, Google Pay-om i tako dalje.

8. Izveštavanje

Mogućnost praćenja učinka vašeg hotela kroz sve kanale i sektore je neophodna kako biste videli šta funkcioniše, a šta ne.

Zahvaljujući tome, moći ćete da donosili odluke zasnovane na podacima.

Tu na scenu stupaju izveštavanje i analitika, pružajući vam širok spektar izveštaja:

? Izveštaji o popunjenosti – Uvid u procenat popunjenosti soba tokom određenog perioda.

? Izveštaji o prihodima – Ukupan prihod koji vaš hotel ostvaruje.

? Finansijski izveštaji – Troškovi vezani za poslovanje, održavanje i druge kategorije.

? Analiza učinka po kanalima – Procena učinka različitih platformi za onlajn rezervacije i OTA kanala.

? Izveštaji o zadovoljstvu gostiju – Povratne informacije i ocene gostiju kako biste prepoznali oblasti za unapređenje.

9. Bezbednost i usklađenost

Kada radite sa osetljivim podacima koji obuhvataju informacije o gostima i podatke o kreditnim karticama ili plaćanju, od suštinskog je značaja da vaš gost bude siguran da mu se neće naneti nikakva šteta.

Zato kvalitetan PMS sistem obuhvata enkripcija podataka, kontrola pristupa, zaštita podataka gostiju, rezervne kopije podataka, bezbedni API-jevi i integracije, usklađenost sa lokalnim propisima i slično.

? 6 dodatnih funkcija koje bi vrhunski PMS trebalo da ima

Osim ključnih funkcionalnosti, vrhunska PMS rešenja nude i dodatne funkcije koje dodatno olakšavaju operativne procese i poboljšavaju doživljaj gostiju.

1. Rad u oblaku (cloud)

Iako je većina savremenih sistema za upravljanje objektima danas u oblaku, uvek je dobra ideja da to dodatno proverite.

Dakle, po čemu je PMS u oblaku bolji izbor od onog koji se instalira lokalno?

✨ Isplativiji je isplativo jer su troškovi rada niži.

✨ riziku Rizik od gubitka podataka je manji.

✨ Mnogo je fleksibilniji.

Želite da saznate više o ovoj temi? Nema problema, posetite naš blog, Zašto biste trebalo da izaberete PMS u oblaku umesto lokalnog PMS-a? i otkrijte još zanimljivih detalja.

2. Mobilna aplikacija

Postojanje mobilna aplikacija omogućava brži pristup informacijama. 

Osim toga, omogućava i brze izmene i ažuriranja u pokretu, a da i ne pominjemo da pruža bolje korisničko iskustvo.

3. Personalizovani porezi i naknade

Napredniji sistemi za upravljanje smeštajnim objektima nude opcije za prilagođavanje i primenu specifičnih naknada u zavisnosti od preferencija gostiju, lokalnih propisa i sličnog

Na taj način moći ćete da prilagodite strukturu cena specifičnim potrebama gostiju i uskladite poslovanje sa regionalnim poreskim zahtevima.

4. Pružanje odlične korisničke podrške

Ako ste ikada pretraživali Capterra ili slične platforme u potrazi za PMS-om, verovatno ste primetili da je jedna od najčešćih pritužbi vezana za korisničku podršku ili njeno odsustvo.

Spora ili neefikasna korisnička podrška može biti presudan razlog za odustajanje. Prema Zendex-ovom istraživanju, 73% klijenata će preći kod konkurencije nakon nekoliko negativnih iskustava.

5. Pružanje korisnički prijatnog interfejsa

Intuitivan PMS znatno skraćuje vreme obuke osoblja i omogućava neometan prelazak na novi sistem. 

Što brže vi i vaše osoblje savladate sistem, to pre možete početi da ga primenjujete u praksi.

Osim toga, isto važi i za vaše goste ukoliko imate mobilnu aplikaciju. 

6. Centralizovana kontrolna tabla

Kada shvatite koliko je spasonosna centralizovana kontrolna tabla, nikada se nećete vratiti starom načinu rada.

Ona vam pruža pregled svih aspekata u realnom vremenu vašeg poslovanja, zadataka, rezervacija, statistike i ostalog, sve na jednom mestu.

Zašto biste trebalo da koristite sistem za upravljanje smeštajnim objektom?

Na šta obratiti pažnju prilikom izbora pravog PMS-a za vaš hotel

Iako PMS rešenja pružaju mnoge prednosti, takođe imaju potencijalne nedostatke.

Zato se, pre nego što izaberete PMS, uverite da:

✨ Pruža funkcije koje su korisne za vas.

✨ Ima moćne sigurnosne mere.

✨ Ima brzu korisničku podršku.

✨ Pruža integracije relevantno za vas.

✨ Ima jednostavno i brzo uvođenje u sistem.

✨ Ima dovoljno opcija za prilagođavanje.

✨ Pruža nesmetanu migraciju podataka.

✨ Uklapa se u vaš budžet.

Zaključak

Uvođenje pouzdanog PMS-a u poslovanje vašeg hotela postaje neophodno ako težite ka:

• efikasnosti, 
• većim prihodima, 
• donošenju odluka na osnovu podataka i 
• besprekornoj komunikaciji sa gostima. 

Ipak, veliki broj PMS rešenja pokriva samo jednu ili dve funkcionalnosti i ne nudi kompletan paket.

Dakle, ako tražite PMS koji objedinjuje sve funkcije na jednom mestu, imamo rešenje za vas, OTA SYNC.

Zašto bi OTA SYNC trebalo da bude vaš sistem za upravljanje hotelom?

OTA SYNC je sveobuhvatni softver za upravljanje smeštajem u oblaku koji olakšava i automatizuje upravljanje hotelima i privatnim smeštajem. 

Naš glavni cilj je da maksimizujete prednosti tehnološka rešenja donesu svetu hotelijerstva.

Dakle, šta možemo da ponudimo?

✅ Bezbrižno uvođenje u sistem bez potrebe za pomoći menadžera naloga.

✅ kontrolnu tablu za više objekata koji vam omogućava da upravljate više objekata sa centralizovane kontrolne table i izbegnete preklapanje rezervacija.

✅ Fleksibilna podešavanja poreza i opštih postavki prilagođena konkretnom tržištu.

✅ zaštita putem dvofaktorske autentifikacije na Microsoft Azure platformi.

✅ Mogućnosti dinamičkog formiranja cena koje vam omogućavaju da samostalno menjate podešavanja prodaje i cena, u skladu sa unapred definisanim ograničenjima.

✅ dvosmernu konekciju sa OTA kanalima, platformama za rezervacije, uz mogućnost korišćenja iCAL linkova i otvorenog API-ja.

✅ Intuitivan sistem za onlajn rezervacije koji gostima omogućava da direktno rezervišu sobe, provere dostupnost i pregledaju cene.

✅ Rešenje za upravljanje domaćinstvom za efikasnu raspodelu zadataka, ažuriranje statusa soba u realnom vremenu i besprekornu komunikaciju među osobljem domaćinstva.

✅ aplikacije za goste kako biste unapredili iskustvo gostiju kroz brzu prijavu, personalizovane preporuke i trenutna obaveštenja u pokretu.

✅ OTA SYNC procesor plaćanja, potpuno integrisan platni portal koji automatski i bezbedno obrađuje transakcije u realnom vremenu.

Spremni ste da se pridružite OTA SYNC-u?

Registrujte se na OTA SYNC već danas i iskoristite sve mogućnosti koje naš PMS pruža.

Nastavite da učite

5 najboljih softvera za upravljanje hotelom koje treba isprobati u 2024.

Kada Je Pravo Vreme Za Promenu Vašeg PMS-a?

Kako Izabrati Pravi Sistem Za Upravljanje Hotelom